إدارة العمليات التجارية (BPM) هي تخصص تنظيمي تقوم فيه المؤسسة بفحص جميع عملياتها، سواء بشكل جماعي أو فردي. يتم دراسة الوضع الحالي واقتراح فرص للتحسين بهدف جعل المؤسسة أكثر كفاءة وإنتاجية.
هل إدارة العمليات التجارية مثل إدارة المهام أو المشاريع؟
إدارة العمليات التجارية ليست إدارة مهام (التي تركز على المهام الفردية) ولا إدارة مشاريع (التي تتعامل مع تدفقات مرة واحدة أو غير متوقعة).
إدارة المهام تشير إلى عملية إدارة أو تنسيق مجموعة من الأنشطة التي تنشأ من مشروع. غالبًا ما تكون هذه المشاريع لمرة واحدة وغير قابلة للتكرار. يتم استخدام برنامج إدارة المشاريع مثل Microsoft Project عندما تكون هذه المشاريع منظمة بشكل جيد، مثل أعمال البناء. كما تُعد برامج مثل Trello وAsana وKissflow Project ممتازة لإدارة المشاريع العشوائية (ad-hoc projects).
لماذا تهم إدارة العمليات التجارية؟
عندما تترك العمليات التجارية غير منظمة وغير منهجية، يمكن أن تؤدي إلى الفوضى. غالبًا ما يرى الناس جزءًا واحدًا فقط من العملية في كل مرة، وقليلون فقط يستطيعون تصور النتائج الكاملة للعملية، بما في ذلك مكان البداية والنهاية، والبيانات الحرجة المطلوبة، وأي عنق زجاجة أو عدم كفاءة.
العمليات الفوضوية وغير المدارة تؤذي الأعمال ويمكن أن تؤدي إلى واحد أو أكثر من السيناريوهات التالية:
- هدر الوقت
- زيادة الأخطاء
- زيادة اللوم والاتهامات
- نقص البيانات
- ت demoralized الموظفين
خطوات دورة حياة إدارة العمليات التجارية (BPM Lifecycle):
الخطوة 1: التصميم (Design)
تحتوي معظم العمليات على نموذج لجمع البيانات وتدفق عمل لمعالجتها. قم بإنشاء نموذجك وحدد من سيكون مسؤولًا عن كل مهمة في تدفق العمل.
الخطوة 2: النمذجة (Model)
قم بإنشاء تمثيل رسومي للعملية. حدد التفاصيل مثل المواعيد النهائية والشروط لتقديم صورة واضحة لتسلسل الأحداث وتدفق البيانات في العملية.
الخطوة 3: التنفيذ (Execute)
اختبر العملية في الوقت الفعلي مع مجموعة صغيرة من الأشخاص قبل طرحها لجميع المستخدمين. تأكد من أن المعلومات الحساسة متاحة فقط لمن يحتاج إليها.
الخطوة 4: المراقبة (Monitor)
راقب العملية أثناء تقدمها عبر تدفق العمل. استخدم المقاييس الصحيحة لتتبع التقدم، وتحليل الكفاءة، وتحديد عنق الزجاجة.
الخطوة 5: التحسين (Optimize)
أثناء التحليل، راقب أي تغييرات تحتاج إلى إجرائها على النموذج أو تدفق العمل لجعل العملية أكثر كفاءة. فكر في كيفية تحسين عمليات الأعمال لديك.